Boleh jadi Anda berprasangka buruk begitu membaca posting saya kali ini. Percayalah saya bukanlah orang yang suka mengirim spam promo jualan yang sangat menjengkelkan itu.

Kemarin adalah pertama kalinya saya bermaksud mengirimkan email secara masal untuk menyampaikan pengumuman-pengumuman dalam pekerjaan kepanitiaan yang sedang saya lakukan. Mengirimkan email secara manual kepada 500 an orang tentu akan melelahkan bila dikerjakan manual. Apalagi besok-besoknya saya akan mengirim email ke lebih dari seribu alamat. Bisa dibayangkan akan sekeriting apa jari-jari saya melakukan itu semua secara manual.

Saya pun mulai googling bagaimana caranya untuk melakukan itu dengan software email client Thunderbird. Tahu kan mengapa saya tidak menggunakan Outlook saja? hehe. Akhirnya dari googling sana sini saya mendapat saran untuk menggunakan Add On Mail Merge. Mail Merge ini saya baca-baca bisa mengirim ke daftar email yang sebelumnya kita buat dengan spreadheet. Bukan itu saja, tetapi dari table yang kita buat bisa digunakan untuk mengkostumisasi email kita seperti Nama, Alamat dan data lain secara dinamis.

Langkah pertama yang saya lakukan kemarin tentu saja mengatur agar akun email saya bisa ditarik ke Thunderbird. Menarik email dari mail server bawaan webhosting, yang katanya pakai Roundcube ternyata tidak semudah melakukannya dari Gmail atau Yahoo. Ini beberapa waktu untuk mencoba-coba secara manual.

Setelah Thunderbird bisa mengirim terima email dengan akun dari penyedia webhosting, saya kemudian memasang add on Mail Merge. Tidak perlu tahu download dimana, karena Mail Merge bisa langsung ditemukan dari search add on.

Selanjutnya saya membuat table sederhana yang berisi alamat-alamat email saya sendiri untuk mencoba mengirim email secara masal. Ingat ya untuk percobaan ini yang saya kirimi adalah email-email saya sendiri. Pada percobaan kali ini saya berhasil mengirim email ke beberapa akun saya secara otomatis.

Nah, kemudian, saya baru membuat table lagi yang berisi sekitar 500 Nama dan Alamat email. Setelah menulis email dan mengatur beberapa parameter agar bisa mengambil data dari table yang sudah saya simpan ke dalam format CSV, saya menekan tombol “Send”.

Berhasil? Tidak! hehe

Ini masalah. Langkah yang saya lakukan adalah memeriksa adakah yang salah dengan table email yang saya buat. Saya tidak menemukan masalah. Kemudian saya meyakinkan langkah-langkah saya dalam menggunakan menu Mail Merge. Juga saya tidak merasa salah. Sampai saya mencoba menginstall ulang add on Mail Merge. Yang tidak kunjung masalah. Sampai saya memposting masalah ini di facebook dan google+

Di Google+ , kawan saya, +Mantus Balaputra, saya disarankan untuk memeriksa table saya yang berformat CSV. Terutama yang perlu saya periksa adalah limiter, delimiter dalam file CSV itu.

Siang harinya, saya baru mencoba-coba lagi dengan mencari-cari setting delimiter ini. Kali ini yang saya lakukan adalah membuka table CSV saya dengan teks editor. Melihat apa sebenarnya yang menjadi delimiter dalam file saya. Sampai saya mencoba-coba opsi pada setting Mail Merge. Ada opsi yang sebelumnya sparated by “,” yang saya coba ganti dengan sparated by “tab”.

Nah, kali ini Mail Merge jalan. yay senang.

Tetapi tahukah Anda kalau selama setengah hari tadi saya sudah selesai mengirim email ke 500-an tujuan itu secara manual? 😀

Tapi